Home office: claves y herramientas para trabajar mejor en casa

La cuarentena obligatoria obligó en muchos sectores a acudir al trabajo remoto. Cómo potenciar esta modalidad y mejorar su productividad en este tiempo de crisis.

El traslado de la oficina a la casa se ha convertido en un desafío para muchos trabajadores que poco acostumbrados a esta nueva modalidad, tienen que adaptarse a una rutina distinta. Si bien los autónomos y algunas compañías ya aplicaban esta modalidad, en su mayoría, al menos un día a la semana, muchas otras empresas se encuentran a prueba frente a un modelo desconocido. 

Si se tienen en cuenta ciertos hábitos efectivos y el uso de determinadas herramientas, el home office puede llegar a ser muy beneficioso. Entre sus ventajas, desde Another Company, una agencia de comunicación estratégica, su CEO, Jaspar Eyears, afirma que, por ejemplo, “se optimiza el tiempo, se evitan viajes y viáticos innecesarios, además de que se brinda un balance positivo entre la vida personal y el trabajo, lo que conlleva estar más a gusto, ser más creativo y, por ende, más productivo”.

Ahora, para lograr esto, ¿cómo pueden las empresas que practican el trabajo remoto por primera vez, mantener la efectivad e incluso aumentarla? POST, detalla algunas de las claves efectivas para trabajar mejor en casa.

Vivir en casa como uno viviría afuera

El primer punto principal a la hora de llevar adelante un home office eficiente es respetar los tiempos de la oficina y llevarlos, de la mejor manera posible, en el hogar. Para hacerlo, Paul Dedyn, fundador y CEO de RSV Outsourcing relata en una entrevista con POST, cinco puntos fundamentales para lograrlo:

1. Cumplir un horario que comience con un despertador
2. Cambiarse, bañarse y arreglarse como si uno saliera a la calle
3. Destinar un rincón de la casa a la “oficina”
4. Que toda la familia o con quien uno viva respete los horarios de trabajo
5. Respetar esos horarios de trabajo: saber cortar

Espacio cómodo y eficiente

Para ese rincón o espacio de la casa utilizado como “oficina” será conveniente seguir ciertas pautas para potenciar la productividad en el trabajo. “Permanecer en casa es la mejor manera de cuidar responsablemente nuestra salud y la de quienes nos rodean. El home office hoy es una opción y por ello debemos generar el espacio de trabajo más adecuado para confirmar nuestro compromiso de dar lo mejor de cada uno en el escenario actual”, sostienen desde Häfele, una empresa de herrajes y sistemas inteligentes de diseño.

En busca de crear ambientes que generen mayor eficiencia en el trabajo y hacer, del teletrabajo, una tarea eficiente y llevadera, desde la marca de diseño comparten una serie de consejos a tener en cuenta:

1. Conectividad: Contar con los elementos esenciales que garanticen nuestro contacto con otros a través de medios digitales. Los puertos USB en este caso se presentan como aliados indispensables.
2. La altura ideal: Seleccionar un espacio de trabajo en el que el apoyo de la notebook esté a la altura indicada (75 cm.) para asegurar el bienestar físico, evitando el malestar muscular al finalizar la jornada. Idealmente contar con un sistema de escritorio eléctrico ajustable en altura pensado para adaptarse perfectamente a todo tipo de necesidades. 
3. Orden: Que todo esté al alcance. Si bien muchos suelen tener un espacio destinado al trabajo en casa, hoy ese lugar nos recibe con más frecuencia de lo esperado. Propiciar el orden y contar con lugares de guardado que faciliten el día a día harán que las tareas a realizar sean más amenas.
4. Luz: Esta es una de las claves. La luz natural se presenta como la opción más adecuada. Sin embargo, no todos tenemos la posibilidad de contar con un ambiente en el que la misma sea protagonista. Por ende, debemos estar atentos a recurrir a elementos artificiales que permitan evitar el agotamiento visual a causa de la ausencia de la luminosidad necesaria.

Las herramientas tecnológicas

Todo esto viene acompañado indudablemente por la presencia de numerosas herramientas digitales que contribuyen, sin dudas, a una mejor conexión con los demás colaboradores y así, con los materiales necesarios propios del sector.

Más allá de la presencia, como sostiene Dedyn, de una buena conexión a internet “especialmente por la gran demanda de ancho de banda de las ‘video calls’”, auriculares de calidad, “para aislar los calls y nuestra mente del resto de los ruidos normales de una casa”, y/o una agenda o software de gestión “que lo ayude a uno a ordenar su día y no distraerse”, existen otras que permitirán una mejor gestión del trabajo.

Para eso, hay distintas plataformas que permiten habilitar un espacio de trabajo virtual como:

1. La nube: Sin dudas, para llevar un trabajo en equipo coordinado y actualizado es necesaria una nube ilimitada donde depositar, buscar, abrir, compartir e incluso editar archivos desde navegadores web, dispositivos móviles y computadoras. Un ejemplo de esto puede ser el Google Drive Enterprise, donde también se puede trabajar sin conexión.
2. Comunicación interna: A la hora de comunicarse con el equipo de trabajo, será fundamental contar con un sistema o plataforma que facilite el contacto. Un ejemplo de esto es Slack, que optimiza el trabajo con mensajería en tiempo real, permite compartir archivos, hacer llamadas de voz, compartir pantalla, tener un archivo indexable, entre otras funciones.
3. Relaciones Públicas: Mantener el contacto con los clientes pese al aislamiento será fundamental. Evitar romper los vínculos y estar atentos a sus necesidades. Para eso, herramientas como Prezly o Prowly permiten, en un mismo espacio, que se carguen las bases y los contactos. De esta forma, crea un ‘newsroom’ para cada cliente y, una vez enviada la información, el propio sistema ofrece un conjunto de datos que contribuyen a la gestión en prensa.

Así es como, paso a paso, los hogares se transforman en pequeñas oficinas que, conectadas desde distintos puntos, mantienen el ritmo de trabajo y se acostumbran a una nueva forma de trabajo que, pase lo que pase, seguirá expandiéndose.