Cada vez son más las PYMES que dejan atrás las planillas para evaluar a sus equipos y migran a sistemas digitales que facilitan el seguimiento de objetivos y la retroalimentación.
Sostener la competitividad y, al mismo tiempo, cuidar a los equipos se convirtió en una ecuación cada vez más exigente para las empresas.
En ese escenario, la gestión del desempeño en PYMES se convirtió en un proceso estratégico, ya que permite alinear objetivos y medir avances para tomar decisiones con mayor claridad. Sin embargo, muchas compañías todavía se deben enfrentar a una barrera clave: la dependencia de herramientas manuales como Excel.
De acuerdo al informe “Radiografía de la Gestión del Desempeño” de AO Consulting, el 54% de las PYMES aún administra este proceso con planillas. Este dato no es menor, ya que limita el seguimiento, reduce la trazabilidad y dificulta la construcción de información confiable.
En paralelo, el estudio “Gestión estratégica del Desempeño en Latinoamérica” realizado por la Organización Internacional de Directivos de Capital Humano (ORG DCH) muestra que el 94% de las empresas en Latinoamérica ya utiliza evaluaciones de desempeño, lo que confirma que esta práctica está ganando protagonismo.
Cuando Excel deja de ser suficiente
“Sería injusto atribuirle un juicio negativo a Excel, pero deja de ser viable cuando hablamos de gestión, especialmente por su vulnerabilidad en términos de preservación de datos”, explicó Eugenio Santillán Arbona, consultor en transformación digital, en diálogo con POST.
Un error humano, como borrar una celda o modificar una fórmula, puede alterar completamente los resultados sin que nadie lo detecte. “Los errores siempre van a existir, pero en una planilla pueden quedar inadvertidos”, advirtió. En cambio, los sistemas de gestión están diseñados para prevenir estos escenarios y permitir reconstruir el camino si algo falla.
“No se puede gestionar una empresa desde Excel, al menos no con garantías de transacción”, sostuvo el consultor.
Indicadores poco confiables y decisiones débiles
El uso de planillas no solo implica riesgos técnicos. También impacta en la calidad de los indicadores. Santillán Arbona lo resumió de forma clara: cualquier métrica puede estar mal calculada, o directamente no medirse, si hay errores en las fórmulas o en la estructura del archivo.
A esto se suma la fuerte dependencia de usuarios avanzados, un punto que vuelve más frágil todo el proceso. Sin alguien que domine la herramienta, la precisión de los datos se vuelve frágil. Y cuando los números pierden credibilidad, las decisiones también.
Desde la perspectiva de recursos humanos, el impacto es igual de profundo. Florencia Giménez, licenciada en Recursos Humanos y fundadora de Humanyf, señaló en conversación con POST que muchas PYMES todavía gestionan el desempeño de forma informal. “Se hace una evaluación anual o se basa en percepciones del día a día. No siempre está integrada como un proceso estratégico del negocio”, remarcó.
El problema de evaluar sin sistema
Cuando la evaluación se apoya en herramientas básicas o procesos informales, aparecen
tres problemas centrales:
- Falta de claridad
- Ausencia de seguimiento
- Escaso feedback
“Al no haber criterios definidos, el proceso se vuelve subjetivo y depende de la mirada de cada líder”, señaló Giménez. Esto genera inconsistencias y dificulta establecer estándares comunes.
Además, cuando la información queda atrapada en una planilla, deja de generar decisiones concretas, como ajustes salariales o planes de desarrollo.
El tercer punto clave es la falta de conversaciones. “Si hablás de desempeño una vez al año, pierde sentido. Sin instancias intermedias, las personas no saben qué están haciendo bien ni qué deberían mejorar”, afirmó.
Según la licenciada, el resultado es claro:
- Menos motivación
- Menos compromiso
- Menos capacidad de reacción
Del control manual a la gestión en tiempo real
El salto hacia sistemas digitales es cultural, además de tecnológico. En los proyectos que lideró Santillán Arbona, uno de los cambios más notorios fue la forma en que se toman decisiones.
“Los decisores pueden modificar variables y analizar escenarios en tiempo real. Eso transforma completamente la dinámica”, enfatizó el consultor. La información deja de ser un cierre estático y pasa a ser una herramienta dinámica.
Durante la implementación, aparece un fenómeno interesante relacionado con la ansiedad positiva de los líderes. “Ven las posibilidades de intervenir en los reportes y generar sus propias versiones de la información”, contó.
Del lado de los equipos, el cambio también es progresivo. Al principio hay resistencia, pero a medida que avanzan y empiezan a visualizar resultados, la adopción mejora. “Terminan siendo los mejores colaboradores del proceso”, agregó.
Una transformación que ya empezó
Las PYMES ya comenzaron a cambiar su mirada sobre la evaluación de desempeño. “Dejan de verla como un trámite y la empiezan a poner en la agenda de lo importante”, señaló Giménez.
Además, agregó que este cambio va más allá de formalidades: “Gestionar el desempeño no es solo evaluar, sino alinear objetivos y dar claridad; cuando esto se logra, cada persona sabe qué se espera de su rol y el impacto en la organización es inmediato”.
Esto, cuando se logra, se traduce en prácticas más modernas, como:
- Mayor frecuencia de feedback
- Incorporación de evaluaciones 360
- Foco en la alineación de objetivos.
Ahora, el objetivo es acompañar el crecimiento.
Sin embargo, todavía hay desafíos. El informe mencionado anteriormente de AO Consulting detectó problemas recurrentes, como:
- Objetivos mal definidos
- Poco tiempo para acordarlos
- Ausencia de reconocimiento
- Evaluaciones demasiado espaciadas
En este contexto, los sistemas digitales se presentan como aliados para optimizar la gestión del desempeño en PYMES y tomar decisiones más estratégicas.
Qué tener en cuenta al dar el salto
Para aquellos que buscan profesionalizar la gestión del desempeño en PYMES y dejar atrás el Excel, la elección de un sistema no debería basarse solo en funcionalidades. Santillán Arbona propone dos caminos posibles:
- Empezar por los resultados esperados (reportes, soporte, usabilidad)
- Analizar desde el inicio las necesidades del negocio
En ambos casos, hay variables importantes, como por ejemplo:
- Quiénes tomarán decisiones
- Qué capacidad tecnológica tiene la empresa
- Cuál es el presupuesto disponible
- Quiénes serán los usuarios del sistema
Giménez, por su parte, puso el foco en lo esencial y señaló que antes de pensar en herramientas hay que definir criterios. “El primer paso es tener claro qué se espera de cada rol y cómo se va a medir el desempeño. Sin eso, cualquier sistema pierde sentido”, sostuvo.
Empezar simple, sostener en el tiempo
La digitalización no implica complejizar. De hecho, uno de los errores más comunes es intentar implementar procesos demasiado sofisticados desde el inicio.
“Hay que empezar simple, pero con constancia”, recomendó Giménez. Espacios de conversación uno a uno y seguimiento regular pueden generar un impacto importante incluso sin estructuras complejas.
Otro punto clave es el rol de los líderes. La gestión del desempeño no es exclusiva de recursos humanos. “Cuando los líderes se involucran de verdad, hay más claridad, más orden y mejores resultados”, aseguró.
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