Las primeras semanas en un nuevo trabajo suelen ser memorables. Estas primeras jornadas se conocen como el ‘onboarding’, un tiempo que comienza cuando se acepta una propuesta laboral y finaliza cuando quien ingresa ya se ha adaptado al nuevo empleo. Es un tiempo muy especial y por eso en Santander existe un proceso muy cuidado cuando se suma una persona al equipo.
Lo explica a POST Julia Cacciapuoti, Head de Recruiting en Santander Tecnología, quien para comenzar su entrevista cita varios estudios e investigaciones que demuestran que ésta es una de las etapas más estratégicas dentro del employee journey y es uno de los momentos que más hay que tener en cuenta. Los buenos programas de onboarding, asegura Cacciapuoti, mejoran la retención más de un 80% y más del 60% de las decisiones acerca de continuar o irse de un nuevo trabajo se forman durante las primeras tres semanas.
¿Cómo se preparan estos nuevos momentos? En Santander, dice la experta, definimos un programa de onboarding integral que seguimos mejorando iterativamente para ser más escalable, automatizado y data-driven, llueva, nieve, truene o haya pandemia, el onboarding de Santander no se mancha”.
Los seis pasos del desembarco en Santander
- ¡Aceptó la propuesta! Después de celebrar las buenas nuevas, el equipo le da curso a una etapa que suele llamar preboarding. Se contactan con la persona para pedirle unos datos personales básicos que permiten dar el alta en los sistemas internos, el plan médico, y todos los procesos necesarios para que cuente con el equipamiento y los accesos desde su primer día.
Chequean si el domicilio legal que se les informa coincide con donde esa persona está pasando la cuarentena, sobre todo para no tener inconvenientes cuando sea necesario hacerle envíos. - Detrás de escena. Desde Recruiting de Santander se ocupan de seguir empoderando a sus líderes con foco en que el armado del equipo, su bienvenida, el desarrollo y motivación son partes esenciales de sus roles.
Por eso, fomentan que las personas en roles de liderazgo estén copiadas en el mail de confirmación de la propuesta para dar una cálida pre-bienvenida por mail. Posteriormente, coordinan con el equipo para que exista un contacto previo al día de comienzo, e idealmente se organice un after virtual para conocer al equipo y entonces lograr que el primer día sea menos primer día. - La semana previa. Una semana antes del inicio, el equipo se mueve en dos frentes:
a- E-mail a líderes: se les recuerda quién se está sumando, su mail en caso de que aún no hayan hecho contacto previo y se les comparte el plan de ramp-up que busca ser una guía desde el día uno al día 90. Cada líder recibe un template con el contenido básico y común que aplica a cualquier persona que se suma a Santander (por ejemplo, participar de la jornada de inducción el primer día), pero es responsabilidad de cada líder hacer que este plan sea custom al rol y equipo de la persona. Fomentan que ese documento sea compartido el primer día, porque sirve para bajar ansiedades que todo primer trabajo genera y, más aún en contextos de virtualidad 100%, sirve de hoja de ruta para saber qué hacer y cómo organizar los días cuando no se tiene compañeros y compañeras a una silla de distancia.
b- La persona que se está por sumar recibe un mail con la agenda del primer día y se le envía por correo el kit de bienvenida junto a su notebook y periféricos. - El primer día. La sesión empieza a las 10 am vía Zoom y, en ese momento, se le da comienzo formal al viaje. Son dos horas donde recorren el propósito, sus valores, información de interés, siempre con el objetivo de cuidar un balance entre lo poco que se puede retener cuando se está empezando un nuevo trabajo y las cosas indispensables que es necesario saber. Después de esa sesión, empiezan las reuniones planificadas previamente: poner a punto los equipos, completar temas de papeleo administrativo y tener la primera reunión “uno a uno” con cada líder.
- Durante los primeros 90 días. Dentro de los primeros tres meses, las personas son convocadas al onboarding cultural, que también está repensado y adaptado a la nueva realidad virtual. Es un programa blend con un apoyo fuerte en Academia, la plataforma de e-learning, y sesiones virtuales donde durante tres semanas se recorren los pilares fundamentales de la estrategia de Cultura y Talento.
El otro momento que se coordina dentro de los primeros 90 días es un desayuno con el top management de la compañía. Se arman grupos, ni muy reducidos ni muy numerosos, con la intención de conectar y acercar a quienes se están sumando con las personas que tienen roles estratégicos en Santander. A su vez, se genera el espacio para que el equipo de liderazgo pueda escuchar de primera mano las experiencias de cada persona al momento de empezar sus capítulos en el Santander. - El feedback. El equipo hace dos sondeos: uno al finalizar la primera semana y otro al finalizar los primeros tres meses. En ambos casos se mide el Net Promoter Score (NPS), además de generarse un espacio para indicar nivel de satisfacción y sugerencias de mejoras.
“Lo único que se mantiene constante es el cambio. Y eso nos ayuda a repensar el cómo para no caer en excusas que pongan en jaque nuestro qué”, plantea Cacciapuoti.
Es que más allá de la teoría, están las personas, cierra la especialista: “Lo que nos pasa en nuestras primeras semanas, importa. Pensemos en nuestros procesos poniendo a las personas en el centro, y recordando siempre: ¿cómo me hubiera gustado que sea mi experiencia?”.
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