Las sesiones agile, como tantas otras prácticas de trabajo corporativo, tuvieron que adaptarse al formato online. ¿En qué consiste esta manera de trabajar? Es una metodología instalada por las compañías de software para trabajar sobre proyectos concretos de manera enfocada y rápida con diferentes plazos de entrega.
Llevar a cabo estas sesiones físicamente es, dentro de todo, sencillo, pero hacerlas a distancia supone un nuevo desafío que consiste en aprender cómo ser facilitador de una sesión en este nuevo formato.
Sonia Sánchez Sansegundo, Coach Ágil de Santander Global Tech, empresa de servicios de tecnología del Grupo Santander, explica en un artículo cómo funciona esta metodología y brinda algunas herramientas para los facilitadores de las sesiones online que serán detalladas a continuación.
En primer lugar, es importante reflexionar sobre el beneficio de llevar a cabo una sesión agile. Habrá que hacerse preguntas cómo: ¿Cuál es el entregable? ¿Lo tiene que generar el grupo? ¿Permite asegurarnos que cumplimos un plan?
Cómo prepararse como facilitador para una sesión online
Al estar frente a un contexto diferente, en el que se pierde la comunicación no verbal, hay que tener en cuenta que pueden surgir imprevistos y que siempre será importante tener un plan B por si hace falta algo.
Además, hay que considerar que la situación en la que se encuentran los participantes: están lejos de la oficina y en la realidad de sus casas. Es posible que tengan que ocuparse en algún momento de algún familiar, o que no dispongan de mucho tiempo. Con todo esto en mente y un objetivo para la sesión, se inicia el siguiente proceso:
Preparar la Escaleta o Step Outline
En cinematografía, Step Outline es una lista de las escenas que componen el relato y que también se utilizan en el mundo de la facilitación agile para organizar el guión de lo que va a suceder en la sesión por minutos.
Esta plantilla ayudará a trazar el guión, donde se trabajará el siguiente nivel de detalle: hora inicio, duración, tarea, detalle y responsable.
Aquí se concreta el objetivo y los entregables de la sesión, planteando el por qué y para qué de la sesión. ¿Qué tiene que pasar para que sea un éxito? Con esta reflexión clara y formulada implicando a los interesados ya existe un perfecto punto de partida.
Aquí podés descargar un documento editable para elaborarla.
Las tres partes de una buena escaleta son:
1) Comienzo
Contexto y agenda de la sesión
El grupo debe tener una visión compartida. Esta no es otra que el motivo por el cual se juntan. Es el momento perfecto para contarles a quienes están en la sesión el papel que juegan y por qué son tan importantes para que se cumpla el objetivo.
En este contexto se quiere que todo el grupo sepa qué va a suceder, por ende, es importante contar la agenda de la sesión. Siempre que sea posible, utilizar elementos visuales proyectando una imagen o dejando la agenda en el chat de la herramienta que se use para la sesión: Microsoft Teams, Zoom, Slack o la que se elija.
Reglas
Estas son las grandes aliadas del facilitador. Son unas generadoras de comportamientos necesarios para la buena marcha de la sesión. Además si alguien identifica que no se están cumpliendo, no solo el facilitador del grupo lo pone de manifiesto.
Estas son las siete reglas que se pueden utilizar en las sesiones online:
- Encender la cámara.
- Tener el micrófono silenciado y solo activarlo para hablar. Así se minimiza el ruido de la sesión. Para no interrumpir, es muy útil la opción de levantar la mano para hablar (esto implica, como facilitador, que hay que prestar atención).
- Hay cosas más prioritarias. Al no estar en la oficina y si surge algo urgente en la casa de algún miembro del equipo, de la naturaleza que sea, el grupo lo entenderá. Es relevante comprometerse a reconectarse en cuanto sea posible.
- Dejar los teléfonos a un lado para poner foco en la sesión y no distraerse.
- Pensar en positivo y construir sobre el trabajo de un compañero. Evitar discusiones que no suman al objetivo y quitan tiempo de la sesión.
- Prohibido hablar en nombre de otro compañero explicando de otra forma lo que ya nos ha explicado.
- Respetar la agenda: tanto los horarios como los temas a tratar. Si surge un tema nuevo, hay que apuntarlo y tratarlo en otro momento.
Romper el hielo
Es necesario crear un clima de colaboración para que la gente se sienta lo más cómoda y participe. Este punto es imprescindible. Pero, ¿cómo hacer una dinámica para romper el hielo en una sesión online?
Lo primero que hay que hacer es seleccionar qué dinámica se quiere realizar y tener en cuenta cuántas personas formarán parte de ella y el tiempo que se puede dedicar a la actividad.
Para adaptarla al formato remoto, existen diferentes estrategias:
- Construir una historia con dados online: en lugar de dados físicos está la posibilidad de usar dados virtuales.
- Dos verdades y una mentira: se puede emplear una herramienta online para votar.
- Exponer algo positivo: del día, de la situación o de lo que se le ocurra al facilitador. Esta es una dinámica muy rápida y es ideal para cuando no hay mucho tiempo.
- Expresar emociones: para facilitar la comunicación, ubicarse frente a la pantalla de manera tal que se vea la parte superior del cuerpo de los miembros del equipo. Así es más sencillo que el grupo capte la emoción que se está simulando.
- Para las dinámicas de “compartir una afición” y “exprimir un limón” se puede utilizar el propio chat de la plataforma de videollamada o alguna herramienta de notas online.
- Adivina canciones: esta alternativa nació para poder ser implementada de forma remota.
Hay que tener en cuenta que se necesitará gestionar muy bien los tiempos de intervención de cada participante. Para todas las estrategias se puede utilizar un temporizador y así gestionar el tiempo de cada uno.
2) Nudo
En las sesiones agile existen diferentes etapas como la sesión de ideación, la creación de un plan conjunto, la validación o toma de decisiones, y la retrospectiva de los equipos.
En cuanto a la sesión de ideación se puede observar cómo se puede llevar a cabo algo que normalmente se realiza en persona y con post-its.
Sesión de ideación
Se necesita de alguien que tome notas de forma muy rápida o bien una herramienta online que permita hacerlo de forma colaborativa. Por ejemplo, https://funretro.io/.
En este caso, se tendrá una pizarra compartida con todos los integrantes y la dinámica podría ser: primero hay que decir la idea y luego escribirla para que otro compañero no repita y así sucesivamente.
Si se tienen que tomar decisiones, habrá que dejar las normas claras y definir si se va a aplicar algún tipo de votación.
3) Desenlace
Feedback
Es importante hablar de cómo se sintió el equipo durante la sesión. Si todo queda en simples percepciones es difícil que haya mejoras para la siguiente. Para esto se puede preparar una encuesta o directamente usar el chat.
Cierre con conclusiones
También hay que repasar los temas que salieron y no pudieron tratar en la sesión para que quede claro cómo se avanzará en esa línea. Para terminar, compartir las conclusiones y marcar los próximos pasos.
12 Consejos para asegurar el éxito
- Ver la imagen del grupo completo, no solo de la persona que habla. En ocasiones hay que reconducir la sesión y es importante que todos tengan su cámara encendida para poder ver su comunicación no verbal.
- Asegurarse de que no se pierda el objetivo de la sesión y de que todo el grupo interactúe.
- Intentar mantener en la pantalla una vista completa de todo el trabajo.
- Hacer que se cumplan las reglas mencionadas anteriormente.
- Tener en cuenta que, en un momento dado, alguien se puede desconectar y hay que facilitar esta reconexión utilizando el chat de la herramienta y dejando por escrito lo que se va haciendo.
- Pedir feedback siempre que sea posible, aunque sea preguntando “¿qué tal la sesión?”, “¿como vamos avanzando?”, o “tenemos el chat abierto para cualquier comentario”.
- Buscar la cohesión del grupo con dinámicas y creando equipos pequeños lo que ayudará a crear consenso.
- Prepararse para los imprevistos tecnológicos. Contar siempre con un plan B.
- Contar con momentos de descanso.
- Asegurarse de que las herramientas que se tienen que utilizar estén listas para todos sin tener que perder tiempo en temas de accesos.
- Si es posible, contar con un segundo facilitador.
- Revisar si no se tiene ninguna dependencia que pueda generar algún bloque para llevar a cabo la sesión y que se cumplan todos los objetivos marcados.
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